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La Région recrute

La Région des Pays de la Loire recrute

La rubrique ci-dessous recense les postes à pourvoir.

Vous pouvez aussi postuler et déposer votre candidature spontanée en précisant le métier que vous recherchez.

 

Assistant de pôle gestion des assemblées (f/h)

N° du profil :

17-65

Description :

Service : Assemblées
Pôle : Gestion des assemblées

Cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux ou fonctionnaire de grade équivalent ou candidat reconnu travailleur handicapé possédant les diplômes requis à l’accès du concours externe.

DESCRIPTION DU POSTE

Missions principales :
Sous l'autorité du chef de pôle "gestion des assemblées", l'agent assure les missions d'assistant du chef de pôle et contribue au bon fonctionnement des Assemblées régionales en recueillant et en traitant les informations nécessaires au fonctionnement administratif du pôle.

Activités :
L'agent sera chargé des missions suivantes :

Activités spécifiques :
Sous l'autorité du chef(fe) de pôle et/ou du chef(fe) de service, l'agent exerce des missions de secrétariat, il aura notamment à :
- Gérer les courriers (tri, suivi du courrier réservé) et autres documents : préparation et diffusion de notes, compte-rendu, calendriers, rétro plannings.
- Apporter un appui sur les fonctions de secrétariat au responsable et au service : mise en forme de document, organisation et préparation de réunions (production et édition de documents, réservations de salles), gestion des agendas, classement des dossiers.
- Accueil téléphonique et mail (renseigner, prendre des messages, orienter, filtrer).
- Assurer le traitement de l'information en organisant son recueil et sa diffusion, l'arborescence des fichiers informatiques.

Au titre du Conseil régional et de la Commission permanente :
- Communiquer les calendriers des réunions.
- Suivre le tableau de bord d'élaboration des rapports et délibérations.
- Participer à l'organisation du visa des rapports et des délibérations par la centralisation, l'impression, la mise en forme et la prise en compte des corrections des rapports et des délibérations via un outil dématérialisé de suivi.
- Constitution des recueils (rapports et annexes) via l'outil dématérialisé et transfert à la reprographie.
- Organisation matérielle, participation et établissement du compte-rendu des réunions de comités de lecture des rapports réunissant le Service des assemblées, la Direction des finances et de la commande publique et le Pôle des affaires juridiques.
- Préparation de la réunion de fixation de l'ordre du jour par l'élaboration des dossiers de synthèse.
- Organiser matériellement les réunions (convocations des participants, fiches de participation et suivi du présentéisme, déjeuners et réservation et préparation des salles, badges).
- Suivi du présentéisme des Conseillers régionaux aux réunions institutionnelles.
- Assurer le suivi post-séance, l'envoi matériel des délibérations à la Préfecture du contrôle de légalité, l'édition du Recueil des Actes Administratifs et la mise en ligne des documents sur Intranoo.
- Mise à jour des données relatives aux élus et transmission d'informations (noms, coordonnées, étiquettes  etc.).
- Classement et archivage régulier.
- Participer aux réunions du Conseil régional.
- Participer à l'organisation de la Commission permanente et assurer l'émargement de ses membres.
- Suppléer, en cas de besoin, les assistantes de commission lors de la tenue des commissions sectorielles.

Au titre de l'association des anciens Conseillers régionaux :
- Assurer des travaux de secrétariat de l'association : préparation matérielle des réunions (convocation, ordre du jour, réservation de salles et déjeuners).

CONDITIONS D’EXERCICE

Interlocuteurs, partenaires principaux :
Directions
Conseillers régionaux
Assistantes de commission
Partenaires institutionnels
Cabinet
Groupes politiques
 
Conditions particulières d’exercice (horaires, déplacement…) :
Disponibilité sur les périodes de préparation et de déroulement des réunions (horaires nocturnes pour certaines réunions du Conseil régional)
Binôme avec l'assistant du service.

PROFIL D’ACCES AU POSTE

Formations :
Niveau Bac/Bac +2 ou expérience professionnelle équivalente

Expériences professionnelles :
Connaissances du fonctionnement des assemblées locales appréciées.
Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Post Office), connaissance du progiciel GEDélibér@tion appréciée.

Compétences généralistes/transversales :
Rigueur et sens de l'organisation
Aisance relationnelle et sens de l'écoute
Capacité à traiter simultanément plusieurs informations et à établir des priorités
Planifier et anticiper la gestion des dossiers selon un calendrier contraint


Prévisionnel commission de recrutement : sem. 40-41

Merci d’adresser votre dossier de candidature : CV + lettre de motivation et votre dernier arrêté portant situation administrative ou inscription sur liste d’aptitude – sous la référence 17-65 jusqu’au 22 septembre 2017 inclus par mail à : candidature@paysdelaloire.fr

Direction :

Direction : Secrétariat Général

Catégorie :

C

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Conseil Régional des Pays de la Loire
Hôtel de la région 1, rue de la Loire 44966 Nantes Cedex 9
accueil@paysdelaloire.fr - 02 28 20 50 00