Comment effectuer vos recherches ?

Le personnel accueille et oriente les lecteurs mais n'effectue pas les recherches à leur place. Tous les instruments de recherche sont disponibles en salle de lecture ; pour repérer les références des documents qui vous intéressent, plusieurs outils sont à votre disposition :

• les bordereaux de versements (inventaires provisoires des documents, établis par les services qui les versent) ;
• la base de données des fonds d'archives régionales qui permet une recherche documentaire informatisée dans l'ensemble des descriptions ;
• les inventaires établis par les archivistes. 

La consultation des documents a lieu exclusivement sur place. Il est cependant possible de réserver à l’avance des documents, par courrier ou par courriel.

Si vous ne pouvez pas vous déplacer :

• Nous pouvons vous signaler les types de sources disponibles, vous envoyer les instruments de recherche publiés dont nous avons une copie électronique (ce n'est pas le cas des bordereaux de versement).
• Nous pouvons vous transmettre une copie d'un document (seulement si votre demande porte sur un document précis ou plusieurs dans une quantité limitée), nommément désigné (la reproduction vous sera alors facturée selon les tarifs ci dessous).

Délais de communicabilité

Les archives publiques sont communicables immédiatement, sauf si leur communication risque de porter atteinte à l'un des secrets protégés par la loi (Code du patrimoine (livre II, art. L. 213 1-6)) : vie privée, secret industriel et commercial, secret médical notamment. Ces délais sont détaillés dans le tableau des délais légaux de communication.

Bon nombre de documents d'archives régionales sont communicables dès leur création. C'est le cas des archives non nominatives, dont font partie les Recueils d'actes administratifs, les procès-verbaux des réunions des assemblées régionales, les budgets, les comptes...

Demande de dérogation

Dans le cas d'un délai de communicabilité, il est cependant possible de demander une dérogation individuelle expliquant les raisons de sa recherche (demande instruite dans un délai réglementaire de deux mois maximum).

Si vous connaissez les références des documents concernés, vous pouvez télécharger le formulaire de demande de dérogation (au format pdf) ; la notice explicative vous explique la manière de le remplir et les différentes étapes de son instruction. Ce formulaire est également accessible en salle de lecture.

Reproduction de documents

La reproduction de documents est possible sous réserve que l´état matériel de ceux-ci le permette, et selon les capacités techniques du matériel de reprographie. Elle est réalisée sous forme de photocopies ou cédéroms, par le personnel du pôle Archives, dans la limite de 30 copies (ou 1 cédérom) par personne et par jour, et selon les tarifs suivants (votés en séance du Conseil régional des 17 et 18 mars 2005).  

Utilisation publique d'une reproduction

Toute utilisation des reproductions pour diffusion ou exploitation publique (publication, exposition, diffusion Internet ou télévisuelle) nécessite l´accord écrit du Président du Conseil régional ou de son représentant, et le paiement éventuel de droits (voir tarifs ci-dessous, votés en séance du Conseil régional des 17 et 18 mars 2005). Le demandeur s´engage à faire parvenir au pôle Archives un exemplaire de l´ouvrage ou du support produit.