27 mars 2024
De quoi parlons-nous lorsque l’on aborde le sujet des archives personnelles ? Par définition, il s’agit de tous les documents qu’un individu aura produits ou reçus tout au long de sa vie, au fil de ses différentes activités, qu’elles soient scolaires, professionnelles, civiles, familiales, récréatives. Ces documents touchent donc à la fois la sphère publique et privée.
Une partie de ces documents sert de preuve pour faire valoir vos droits : pouvoir voter, effectuer des démarches administratives (carte d’identité, justificatifs de domicile), justifier d’une activité professionnelle et d’un revenu (contrat d’embauche, bulletin de salaire, allocations de chômage), acheter et posséder des biens (documents bancaires, factures d’achat, titres de propriété), être protégé ou soutenu en cas de pépin (contrats d’assurance, dossiers médicaux). Ces documents témoignent de votre relation à la société qui vous entoure...
Viennent ensuite tous les documents relevant du cadre de l’affect, du souvenir familial et personnel, du loisir : toutes les traces que l’on souhaite garder de moments, événements, personnes qui nous sont chers et qui constituent notre mémoire individuelle. Ou que l'on crée à l'occasion de nos relations amicales, de nos activités associatives ou personnelles. Outre le fait que les types de documents sont très variés (lettres manuscrites, dessins, poèmes, tableaux, journaux personnels pour n’en citer que quelques uns), les supports et formats sont multiples : photographies argentiques et numériques, diapositives, vidéocassettes, vieux films sur bobine magnétique, CD et DVD…
Oui mais voilà, que faire de cet ensemble varié, parfois envahissant ? Comment organiser simplement, trier, être sur de pouvoir relire et revoir certains supports ? Voici toute une série de petits conseils pratiques qui répondront peut-être à vos questions.
Pour les documents à caractère administratif, professionnel, commercial, bref tout ce qui fait office de preuve au regard de la loi, la réglementation officielle définit les délais de prescription au bout desquels un justificatif perd son utilité et peut donc être éliminé. En dresser la liste ici serait trop long, aussi nous ne saurons trop vous conseiller de consulter la page http://vosdroits.service-public.fr/particuliers/F19134.xhtml, rédigée et mise à jour périodiquement par la Direction de l'information légale et administrative des services du Premier ministre.
Pour ce qui sort du cadre de votre vie administrative et professionnelle et qui concerne vos activités personnelles, vos loisirs, vos amours et vos peines, la règle est simple : vous êtes libres ! Tout dépend de votre degré d’affection pour tel ou tel évènement ou moment passé. Souvent, c’est le manque d’espace qui conditionnera vos choix. Comme le soulignait le titre d’une exposition dédiée aux archives de Picasso en 2003 (au musée Picasso), « on est ce que l’on garde ! ». Pensez à ce que vos proches et vous seriez heureux de retrouver dans quelques années ; ayez aussi à l'esprit que vos documents personnels peuvent présenter un intérêt patrimonial, historique ou artistique au-delà du cadre privé.
Comment maintenir tous nos souvenirs en bon état et facilement consultables ?
Tous supports
• Rangez vos archives dans un même endroit, à l'abri de la poussière, de l'humidité et des rongeurs et loin des sources de chaleur ou des endroits exposés à la lumière intense du soleil.
• De vilains objets à bannir : agrafes, trombones, scotch, post-it. La rouille, la colle, les élastiques ou le plastique sont des ennemies !
Supports papier et photographiques
• Pour les archives de grandes dimensions, ne les pliez pas, roulez-les ou rangez-les dans des cartons à dessin. Rangez les autres documents en boîtes de carton rigide ou classeurs. Evitez les pochettes plastiques, avec le temps la feuille se colle à ce support. Ce problème concerne aussi les albums photos, auxquels vous confiez vos plus beaux souvenirs : préférez les pages à encoches aux faméliques protections plastiques, ou utilisez du film plastique de qualité garantissant sa stabilité.
• Il est toujours utile d’avoir un « plan de classement », même très sommaire à partir du moment où il est exhaustif : l’essentiel est que vous puissiez retrouver vos documents selon des thèmes qui collent à votre vécu. Employez des titres suffisamment précis sur vos cartons ou dossiers, pour ne pas avoir à en ouvrir plusieurs pour rechercher ou insérer un document ; un titre générique comme « divers » ne vous sera d’aucune utilité. Réalisme et pragmatisme doivent être les maîtres mots !
Supports audiovisuels
• Rangez vos bobines de films, cassettes ou vidéocassettes en position verticale et manipulez-les par leur axe.
• De nombreux supports ne sont plus utilisés (obsolescence du matériel de lecture) et restent fragiles. Pensez éventuellement à transférer vos vieux souvenirs sur des supports numériques plus récents (tout en ayant en tête qu'il faudra à terme transférer à nouveau lorsque le support ou le format électronique sera menacé à son tour d'obsolescence...).
Supports numériques
• Utilisez de préférence des formats standards couramment utilisés et « normés » : plus ils sont banals, plus vous aurez de chances de pouvoir les ouvrir dans quelques années avec des versions plus récentes de systèmes d’exploitation (ex : JPG, PDF, TXT…)
• Transférez régulièrement vos fichiers avant que le support ne soit illisible. N’oubliez pas de convertir vos fichiers avant que le format ne soit devenu obsolète. Contrairement au papier, le numérique évolue très rapidement et exige une vigilance constante !
• Si vous gravez vos fichiers sur CD :
- Privilégier les disques CD-R (la piste de gravure est plus large et résiste mieux au vieillissement)
- préférez les vitesses de gravure les plus lentes
- Manipuler les disques soigneusement (tenir les disques par le trou et le bord, entre le pouce et l’index ; éviter d’utiliser des étiquettes adhésives et d’écrire sur leur surface)
- Entreposer les disques à la verticale (dans un boîtier de taille normale, sans y conserver d’autre matériel) dans un endroit frais et sec.
• Classez vos documents numériques dans des fichiers organisés de manière cohérente et rationnelle. Un plan de classement est encore plus vital dans l’environnement numérique pour s’y retrouver lors des recherches ultérieures. Nommer les fichiers de manière explicite est également indispensable...
Pour conclure…
Les archives personnelles - témoignages de la vie quotidienne, de la société, de la vie locale associative ou économique, etc.... - peuvent présenter un intérêt pour l’histoire de votre ville ou de votre département, ou plus largement l'histoire sociale ou culturelle. C'est peut-être le cas des vôtres, ou de celles de votre famille ? Pour enrichir notre patrimoine culturel et permettre l'accès à ces sources pour la recherche, il existe des solutions de dépôt, de don, de prêt pour reproduction auprès des services ou centres d’archives (publics ou privés, parfois spécialisés dans un domaine). Des organismes proposent par ailleurs la numérisation des films amateur anciens. N’hésitez pas à les contacter !
Si vous souhaitez discuter avec nos archivistes et obtenir plus d’informations, rendez-vous le 9 juin aux portes ouvertes du centre de ressources de la région Pays de la Loire : Atelier « Et si on parlait de vos archives personnelles ! » (2 séances : 11 h 30 et 13 h 30). Renseignements au 02.28.20.52.48.
Références des documents présentés : photographies de documents d'archives régionales issus des versements 15w, 23w, 24w, 25w, 288PR, 315PR, 344PR 352PR.
